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機密書類回収

機密書類回収について

オフィス古紙の中には「人に見られたくない」若しくは「見られては困る」書類も有るかと思いますので、機密書類の回収処分についてお伝え致します。

機密書類(機密文書)とは・・・

そもそも機密書類(機密文書とも言う)とは何でしょうか?

一言で機密書類と言っても、実際には2つの定義が御座います。

1つ目は「個人情報」に関わる書類。

2つ目は「プライバシー」に関わる書類。

これらの書類を一般的に機密書類と言われています。

それでは、「個人情報」と「プライバシー」は何が違うのでしょうか?

個人情報保護に関わる書類・・・

「個人情報」とは、その名の通り1個人に関する情報の事です。

社会人なら誰でも一度は書いた事のある「履歴書」も大事な個人情報の書類です。

「住所」・「氏名」・「年齢」・「性別」・「電話番号」が記載されています。

ただ、個人情報に関わる書類が排出される企業は非常に限られてきます。

代表的なのは金融機関でしょうか。

他にも医療機関・通信会社・通販会社・旅行会社・保険会社・不動産会社などが上げられます。

しかし、実際に「個人情報保護」の目的で機密文書として回収する事は殆どありません。

なぜなら、余程の大手企業の本部等でなければオフィス内に置いてあるシュレッダー機で間に合うからです。

個人情報に関わる書類を、その都度シュレッダー機に掛けて紙を粉々にしているようです。

最近のシュレッダー機は高性能で、処理方法としては非常に安全な方法だと思われます。

プライバシー保護に関わる書類・・・

次はプライバシーに関してですが、こちらは「1個人」もそうですが「会社」・「団体」・「組織」など、範囲を広げたものと解釈してよいと思います。

ただ、現実としては「個人情報保護」と違い「プライバシー保護」の場合は排出者側の考え方で決まります。

例えば、会社に対する電気代の領収書を「プライバシーに関わる」と言う方もいれば「そんな物見られても全く気にしないよ」と言う方もいらっしゃいます。

自社の情報ではなく取引相手先の「社名や連絡先が書いてある書類だからプライバシーに関わります。」と考える方もいれば「社名や連絡先が記載されている程度では特別迷惑をかける事態にはならないだろう。」と考える方もいます。

堅く考えればオフィス古紙の殆どはプライバシーに関わるものになってしまいます。

しかし個人情報と違いプライバシーはあまり神経質に考える必要性はないと思います。

もちろん処理方法は「紙のリサイクル」を謳っている以上、適正に溶解処理に流されます。

溶解処理について・・・

溶解処理について誤解されている方がいしゃっるのでお伝え致します。

これだけリサイクルが当り前になった現代でも「機密書類は溶解処理をされて普通の古紙は焼却処理をされている。」とお考えになっている方がいらっしゃいます。

紙のリサイクルというのは例外を除き溶解処理です。

例外とは何かというと「焼却してくれ」と言われた場合です。

それ以外は必ず溶解処理です。

溶解しなければ古紙を利用した紙製品は作れません。

それでは機密書類と普通の古紙との処理方法の違いは何でしょうか?

一般的な機密書類の処理方法

 

 

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